【院長ブログ】歯科医院の裏側、歯科事務長とは

ごあいさつ

皆さんこんにちは！

こんにちは！

枚方市にある藤阪てらしま歯科、院長の寺嶋悟です。

今日は2月14日バレンタインデー、チョコを食べた後の歯磨きは念入りにしましょう！

最近は寒波で雪の降る日がちらほらあり、気温の変化も大きいので体調には皆さんお気を付けください！

歯科医院の裏側、歯科事務長とは

さて、皆さんが歯科医院に来院されたとき、待合室や診療室でみかけるポスターや映像ありますよね？実はあれって外注や既製品だけではなく、歯科事務長が作っている場合もあります！歯科事務長は他にも書類整理やコンサルティング、人事採用やごみ捨てまで院長や他のスタッフ達が、時間や技術の都合上できないようなことを代わりに行っています！言わば頼まれたことをなんでもやっているので歯科医院でのなんでも屋さんですね。

スタッフの人数が多いような歯科医院だと報連相や事態の共有が難しくなり、その結果生産性が落ちたりすることもあります。実際に僕の知り合いの医院でもそうしたことにより、不満が募って離職率が高くなってしまい、診療が回らなくなってしまったなどとの話を聞いたことが何度もあります。歯科事務長はそのようにならないよう、又はそうなった医院の仕組みを改善するために院長スタッフ達と相談します。そして、どのようにすれば医院をうまく回せるか、全員が一致団結できるかなどの提案などを行っていく、といった役目もあります。

藤阪てらしま歯科では何をしているの？

現在、藤阪てらしま歯科では二人の事務長がいて二人には主にアシスタント業務や動画やパンフレットの作成、マニュアルの作成などをお願いしています。来院してくださった皆さんがお目にしている、待合室のスタッフ紹介をしているボードや診療室で流れている動画などは歯科事務長が制作しているものです。製作物の一つ一つが手作りでどれも外注せず事務長に作ってもらっているので経費という経費がほとんどかかっていません。また、制作物が医院の雰囲気に合っていなかったり、内容に不備があったりしてもすぐに修正をかけられるのは医院に歯科事務長がいることの強みの一つと言えるでしょう。

どのような業界においても、新しく入ってきたスタッフが一人前になるにはマニュアルが必要です。しかし、マニュアルを作る時間は院長にもスタッフにもない、という医院は少なくありません。これでは新人が育つまでに時間がかかってしまい、医院の生産性が落ちてしまいます。

そんな状況も解決してくれるのが、歯科事務長という存在です。マニュアルやカリキュラムなどをアシストの代わりに作りあげていきます。特に当院では、歯科事務長にアシスト業務の経験を積んでもらっているので、より現場目線を意識したマニュアルを作ってもらえました。

当院は10月から17時30分までの診療に変わりました。そうするとホームページやパンフレットの医院情報を変えないといけなくなりました。そこで歯科事務長の出番です。歯科事務長にお願いしてホームページやパンフレットの診療時間の記載を変えてもらいました。

このようにして、こういったもの作ってほしい、医院のレイアウトのここを変えてほしいとか、つい気になったり、思いついたりしたけど自分では後回しにしてしまいそうなことを頼めるのでついついお願いしてしまいます。この前はスタッフルームに置く本棚の組み立て作業もやってもらいました（笑）